Holztek 2025 – Einlasssystem
Die Kunden
Leyendecker und Hees und Peters sind große, regionale Fachhändler für Handwerksbetriebe. Gemeinsam veranstalten sie alle zwei Jahre die HolzTek-Holzfachmesse in Trier.
Die Messe ist mit rund 100 Ausstellern, 3000 Quadratmeter Fläche und rund 2500 bis 3000 Fachbesuchern über drei Tage hinweg eine führende Fachmesse der Region.
Leyendecker und Hees und Peters laden ihre Kunden auf die Messe ein. Ausgewählte Aussteller präsentieren ihre Waren, die von den Besuchern dann über Leyendecker oder Hees und Peters bestellen können.
Problemstellung
Die Holztek findet seit 2001 statt. Bisher sind Einladungen teuer und arbeitsaufwändig per Post verschickt worden. Das eingesetzt Einlass-System bei der letzten Messe hat versagt, weil das dortige Netzwerk nicht stabil genug war. Bestellungen und Notizen sind handschriftlich und uneinheitlich erfasst worden. Digitalisierung und die Optimierung der Betriebsabläufe sind zunehmend zu einem Thema geworden um:
- einen reibungslosen Ablauf zu gewähren
- Kosten zu sparen
- Fehleranfällige Schritte zu automatisieren
- Prozesse zu vereinheitlichen und digitalisieren
Lösung
Im ersten Schritt war das Ziel die Messe grundliegend zu digitalisieren. Das heißt konrekt: Einfach Bedienbar für alle, auch ohne Smartphone; Vollkommen nachvollziehbar; Robust auch bei kürzeren Internetausfällen; Zuverlässig und Schnell. Eine weitere Digitalisierung für die nächsten Messen ist möglich.
Die von uns mit Leyendecker und Hees und Peters entwickelte Lösung besteht aus drei Bestandteilen:
- Einladungs- und Einlasssystem
- Ankunftsbenachrichtungen für besonders wichtige Kunden
- Notiz-App für Aussteller
Einladungs- und Einlasssystem
Für das Erstellen und Verwalten von Einladungen und Tickets haben wir ein Dashboard gebaut, über das Leyendecker, sowie Hees und Peters ihre Kundenlisten importieren und individualiserte Einladungsemails versenden können. Über das Dashboard ist nachvollziehbar bei wem die E-Mails angekommen, nicht zugestellt oder blockiert wurden und auch wer sich bereits registriert hat.
Die KundInnen registrieren sich über den in der Einladungsmail enthaltenen Link oder über einen allgemeinen Registrierungslink. Nach der Registrierung erhalten die KundInnen ihr Ticket per E-Mail und direkt auf der Registrierungsseite. Mit diesem Ticket checken sich die KundInnen auf der Messe selber an unseren Anmeldeterminals ein und aus. Bei ihrem ersten Besuch wird außerdem ein Badge gedruckt. BesucherInnen die kein Mobilgerät dabei haben oder besitzen können von den MitarbeiterInnen vor Ort erfasst werden und sind mit ihrem gedruckten Badge trotzdem digital erfassbar.
Für Leyendecker und Hees und Peters sind die so erfassten Statistiken über die Besucherzahlen und Besuchszeiten sehr wertvoll.
Ankunftsbenachrichtungen für besonders wichtige Kunden
Im Dashboard können KundInnen als besonders wichtig markiert werden. Für sie wird ein Außendienstler hinterlegt, der bei der Ankunft der KundInnen benachrichtigt wird. Das vereinfacht die persönliche Betreuung der KundInnen immens.
Notizapp für Aussteller
Der dritte Bestandteil der Digitalisierung der Holztek ist eine von uns entwickelte App, mit der registrierte Aussteller die Badges der BesucherInnen scannen, so deren Kontakt erhalten und sich zu den BesucherInnen Notizen machen. Diese Notizen können Bestellungen beinhalten, Gutscheine die nach der Messe zugestellt werden sollen oder einfach dabei helfen sich besser an die vielen Gespräche zu erinnern. Durch die digitale Sammlung lassen sich die Notizen direkt Kundennummern von KundInnen zuordnen und viel einfacher gesammelt abarbeiten.
Résumé
Die Messe war ein voller Erfolg. Über 2200 Besucher wurden zuverlässig erfasst. Über 2600 Notizen wurden gemacht. Das System hatte keine Aussetzer und unsere Ansprechpartner bei Leyendecker und Hees und Peters waren von unserer Arbeit sowie vom System überzeugt und wir planen eine weitere Zusammenarbeit. Wie immer gibt es natürlich eine Menge Feedback und Ideen, wie wir das System in Zukunft erweitern und noch besser gestalten können.
Harald Emmerich (Teamleiter Einkauf & Datenmanagement, Layendecker HolzLand GmbH & Co. KG):
“Super Zusammenarbeit mir Unterpunkt9! Kompetent, zuverlässig und immer auf den Punkt. Technisch stark und menschlich angenehm – absolut empfehlenswert!”